Sådan sender du en EAN-faktura
Kort svar
Du sender en EAN-faktura ved at oprette fakturaen i et program, der kan sende e-fakturaer via Nemhandel, og angive modtagerens 13-cifrede EAN-nummer. Skal du kun fakturere offentlige kunder en gang imellem, kan du bruge NemHandel Fakturablanket på Virk.dk uden at betale for et program.
Det skal du bruge
- Modtagerens EAN-nummer (GLN) – eller CVR-nummer, hvis kunden modtager på det.
- Evt. reference – ordrenummer, rekvisitionsnummer eller navnet på den, der har bestilt. Mange offentlige kunder kræver det.
- Et program eller en tjeneste, der kan sende e-faktura – et faktura-/bogføringsprogram eller NemHandel Fakturablanket.
- Dine egne oplysninger – CVR-nummer, adresse og betalingsoplysninger.
Trin for trin
- Få nummeret fra kundenSpørg den, der har bestilt opgaven, hvilket EAN-nummer fakturaen skal til. Offentlige kunder har ofte ét nummer pr. afdeling. Sådan finder du nummeret.
- Tjek nummeretKontrollér, at nummeret har 13 cifre, og slå det evt. op i Nemhandelsregisteret.
- Opret kunden i dit programIndtast kundens EAN-nummer som modtager af e-faktura – feltet hedder ofte "EAN/GLN" eller "e-faktura modtager".
- Opret fakturaenUdfyld fakturaen som normalt, og husk kundens reference, hvis de har oplyst en.
- Send som e-fakturaProgrammet sender fakturaen via Nemhandel direkte til kundens økonomisystem.
- Tjek statusSe efter en kvittering eller status. Afvises fakturaen, så ret fejlen og send igen.
Program eller fakturablanket?
| Faktureringsprogram | NemHandel Fakturablanket (Virk.dk) | |
|---|---|---|
| Pris | Abonnement – varierer (nogle har gratisplaner) | Ingen betaling |
| Modtagere | Offentlige og private (tilmeldt Nemhandel) | Offentlige myndigheder og institutioner |
| Login | Programmets login | MitID (privat eller Erhverv) |
| Kundekartotek og historik | Ja | Nej |
| Bogføring | Ofte inkluderet | Nej |
| Egnet til | Løbende fakturering | Enkelte fakturaer til det offentlige |
Officiel kilde
Virk.dk beskriver NemHandel Fakturablanket som en løsning, hvor du kan sende en faktura eller kreditnota direkte til en myndighed eller offentlig institution. Den kræver MitID og er ikke optimeret til små skærme.
Bruger din virksomhed allerede et digitalt bogføringssystem, kan du som regel sende e-fakturaen direkte derfra. Se programmer til EAN-fakturering.
Typiske fejl
- Forkert eller gammelt EAN-nummer – fx en afdeling, der er nedlagt eller lagt sammen med en anden.
- Manglende reference – kunden kan afvise fakturaen eller vente med at betale.
- Modtageren er ikke tilmeldt – nummeret findes ikke i Nemhandelsregisteret.
- PDF på mail i stedet for e-faktura – godtages ikke af offentlige kunder.
Spørgsmål og svar
Hvad koster det at sende en EAN-faktura?
NemHandel Fakturablanket på Virk.dk koster ikke noget at bruge (kun til offentlige modtagere). I faktureringsprogrammer afhænger det af abonnementet – nogle har e-fakturering med i alle planer, også gratisplaner med begrænsninger. Sammenlign.
Kan jeg sende en EAN-faktura fra Word eller Excel?
Nej. Word og Excel laver dokumenter, ikke e-fakturaer. Du skal bruge et program eller en tjeneste, der kan sende via Nemhandel.
Hvordan ved jeg, at fakturaen er kommet frem?
Programmet viser normalt status (sendt, leveret eller afvist). Afvises fakturaen, står årsagen typisk i beskeden. Typiske fejl.
Kan jeg sende en kreditnota som EAN-faktura?
Ja. Både faktureringsprogrammer og NemHandel Fakturablanket kan sende kreditnotaer elektronisk.
Jeg har ikke et CVR-nummer – hvad gør jeg?
Fakturablanketten på Virk.dk kan bruges med privat MitID eller MitID Erhverv. Der findes også tjenester, der fakturerer på dine vegne (fx Factofly). Er du i tvivl, så spørg den offentlige kunde, hvordan de vil modtage fakturaen.